Miten tehdään kunnista siirtyvien palveluiden ICT-transitio?

Transitiolla tarkoitetaan kuntien sote- ja pela-toimintojen siirtymää hyvinvointialueelle. Transitio mahdollistaa uusien ja tarvittavilta osin vanhojenkin palveluiden käytön jatkumisen uudessa organisaatiossa.

Transitio monesta kunnasta yhdeksi hyvinvointialueeksi on monisyinen kokonaisuus. Vastaavan kokoluokan uudistukset ovat harvinaisia jopa kansainvälisten suuryritysten tasolla. Transitio on äärimmäisen monimutkaista muuttuvien vaatimusten, sidonnaisuuksien ja aikataulujen hallintaa. Kaiken keskellä tärkeintä on turvata toiminnan häiriötön jatkuvuus ja riittävä palvelutaso kaikissa tilanteissa.

Transitiomalli jouduttaa ja sujuvoittaa toistoja

ICT:n muutoksen tukena hyödynnetään transitiomallia. Malli kuvaa yksittäisen kunnan tai tarkemmalla tasolla yksittäisen palvelualueen tai toimipisteen hallitun siirtymän hyvinvointialueen ICT-palveluihin.

Mallin ensimmäinen vaihe kuvaa järjestäytymisen transitioon, vaatimusten keräämisen, riippuvuuksien tunnistamisen ja jatkuvuuden varmistamisen siirtymän alkuvaiheessa sopimuksineen ja tukipalveluineen. Toinen vaihe kuvaa itse transition kulun. Kolmas vaihe kuvaa toimenpiteet, joilla poistuvia järjestelmiä ja erilaisten palveluiden alasajoa tehdään siten, että käyttäjille jää kuitenkin pääsy tarvittaviin tietoihin määräajaksi ja että kaikki arkistointi tehdään viranomaismääräysten mukaisesti. 

Suurten kokonaisuuksien tekeminen on mahdollista vain pilkkomalla tehtävät sopiviksi työpaketeiksi ja pienemmiksi toteutuseriksi. Transitiomallin perustavoite onkin tehdä muutostyöstä mahdollisimman toistettavaa, olkoonpa toistettava kohde kunta, kunnan palvelualue tai vaikka yksittäinen toimipiste. 

Useiden toistojen kautta opitaan tekemään asioita rutiinilla ja eri projektien saumattomana yhteistyönä, eli samalla myös koko ajan nopeammalla tahdilla. Tällä tavoin on mahdollista viedä transitio läpi koko hyvinvointialueella – toki rajatuin osin ja priorisoiden ensin tärkeimpiä palveluita. 

Jyväskylästä ja Äänekoskelta ketterästi Joutsaan, Jämsään ja Pelaan

Kuntatransitio alkoi maaliskuussa Jyväskylän ja Äänekosken suunnittelutyön aloituksella. Nyt kesäkuussa transitio on päässyt vauhtiin myös Joutsassa, Jämsässä sekä Pelastuslaitoksella. Muita Keski-Suomen kuntia on ryhmitelty transition kannalta sopiviksi transitioryhmiksi, joiden kanssa työ alkaa porrastetusti syksyllä. Näissä kuntaryhmissä hyödynnetään projektiryhmille jo tutuksi tulleita toimintamalleja, eikä kaikkea tarvitse opetella enää alusta alkaen.

Transitiossa hyödynnetään ns. ketterien menetelmien mukaisia toimintatapoja, koska ICT-palveluiden kokonaisuus on vielä osin jäsentymätön eikä tavoitetila ole vielä täysin selkeä. Ketterä malli soveltuu tarkoitukseen hyvin, koska se mahdollistaa muutosten tekemisen joustavasti ja tavoitetilaa koko matkan ajan tarkentaen.  

Ketterä malli pilkkoo tekemisen kahden viikon pituisiin sykleihin, sprintteihin. Jokainen sprintti tuottaa esimerkiksi suunnitelmia, testausvalmiita kokonaisuuksia tai tuotantovalmiita palveluita. Kun asiakkaan ja toimittajan yhteinen projektiryhmä alkaa ymmärtää paremmin kokonaisuutta sekä erilaisiin toimenpiteisiin kuluvaa aikaa, pystytään myös arvioimaan paremmin mitä kaikkea on mahdollista saada valmiiksi vuonna 2022 sekä tulevina vuosina.

Jyväskylän ja Äänekosken kokemusten kautta on jo saatu tarvittavaa kokemusta ja luotu uudelleen toistettavaa mallia, jota voidaan hyödyntää jatkossa muissakin kunnissa. Kun malli on nyt viritetty pääosiltaan toimivaksi, osataan ottaa huomioon myös kuntakohtaiset erityispiirteet. Yksikään kunta ei ole samanlainen, siksi jokainen transitio on ICT-ammattilaisille aina uusi ja mielenkiintoinen haaste.

Kaikkia transitioita tehdään tiiviissä yhteistyössä kuntien ICT-ammattilaisten sekä työntekijöiden kanssa. Jokainen transitio on uudenlainen oppimisprosessi ja -kokemus. Projektien puolesta toivomme avointa, innostunutta ja ennakkoluulotonta osanottoa muutosprojekteihin. Tämä ei tule olemaan helppoa, mutta haasteita ei myöskään kannata pelätä ennakolta. 

Antti Vienamo, projektipäällikkö Istekki

Tutustu transition vaihemalliin